Como informar seu cliente que você perdeu o prazo

Como informar seu cliente que você perdeu o prazo

Faltar um prazo é algo que acontece até o melhor de nós. Se você ficou doente e não conseguiu terminar suas tarefas com o tempo, ou o projeto levou muito mais do que o esperado, uma coisa é clara – você está prestes a perder o prazo e precisa comunicá-lo ao cliente. Como fazer isso de forma profissional e salvar sua relação com eles? Aqui estão 6 etapas essenciais para ajudá-lo a fazer isso e garantir que você nunca perca um prazo novamente.

1. Entre em contato
Quanto mais cedo chegar ao cliente, melhor será a sua troca. Dizer ao cliente que você vai perder o prazo de um dia antes o colocará em uma luz ruim. Use o método mais confiável para a comunicação que seu cliente prefere – você precisa ter certeza de que eles recebam a mensagem o mais rápido possível. Se tem medo de que um e-mail se perca na sua caixa de entrada, basta chamá-los e mantê-los informados sobre o atraso.

2. Seja sincero sobre o seu erro
honesto

Pare de espantar o arbusto e admita que perder o prazo foi sua culpa, não como resultado de uma série de acontecimentos incidentais. Reconheça seus erros para você e depois para o cliente. É assim que você pode salvar sua reputação e relação com os clientes. Enfrentar a verdade não é fácil, mas parece muito melhor do que encontrar desculpas infinitas para explicar o que aconteceu. Mesmo se você tivesse uma razão legítima para perder o prazo, você ainda precisa reconhecer seu erro.

3. Explique por que você perdeu o prazo
Cada prazo é importante, mas alguns são mais importantes do que outros. É uma coisa que falha em entregar uma tarefa-chave que você concordou em um contrato e outra bem para esquecer uma correção que você prometeu fazer nas próximas semanas. Naturalmente, cada prazo requer um grau de explicação diferente. Indique sempre por que seu trabalho não foi conforme o planejado, sem culpar ninguém por isso ou contar uma espécie de história solitária.

4. Desculpe por estar atrasado
pedir desculpas

Depois de reconhecer a falta do prazo, ofereça uma sincera desculpa. Seja claro, genuíno e honesto. Não exploda as coisas fora de proporção, apenas por causa de adicionar algum drama à situação. Seja calmo sob pressão e seus clientes irão admirar você. Certifique-se de que a maneira como você se desculpa corresponde às expectativas do cliente – alguns talvez não se preocupem com a falta do prazo, mas outros podem precisar de uma firme garantia de que nunca mais irá acontecer.

5. Oferta para compensá-lo
Mas não termine de pedir desculpas. Você precisa remediar a situação oferecendo uma solução para o atraso que você está causando. Você é quem criou a bagunça, então limpe-a oferecendo para resolver o problema e, basicamente, faça o que for necessário para gerenciar o problema. Se você reagir rapidamente, um prazo perdido não se tornará mais do que um recuo menor em seu projeto.

6. Reflita
Refletir

Se você perdeu um prazo, você deve tratá-lo como uma lição e desenvolver soluções para evitar que esse tipo de situação aconteça no futuro. Dê uma boa olhada no que ocorreu e analise o que deu errado. Talvez fosse uma questão técnica ou um problema organizacional? Talvez você tenha cometido um erro no início de sua tarefa e nunca tenha recuperado o tempo perdido ao corrigi-lo? Identifique o problema e certifique-se de eliminá-lo da sua prática. Se você se esqueceu da tarefa, venha com um novo sistema de listagem de suas responsabilidades ou comece a usar um aplicativo inteligente de gerenciamento de projetos para manter seus deveres.

Faltar um prazo é uma experiência difícil, então, se você cometeu esse erro, use estas dicas para salvar seu relacionamento com o cliente e manter o bom trabalho.

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